Com a criação do Sped Contábil, substituindo os livros de escrituração mercantil pelos correspondentes digitais, vem crescendo a demanda por armazenamento seguro. A regra é clara em relação à nota fiscal eletrônica. Agora, quando um fiscal visitar sua empresa, pedirá para ver os arquivos digitais da NF-e, que devem ser armazenados por cinco anos em formato XML.

A responsabilidade das empresas em guardar os documentos digitais por tempo determinado é muito grande, no caso da NF-e, considerando o impacto negativo nos negócios caso não haja armazenamento apropriado e arquivos venham a ser corrompidos, os prejuízos podem ser incalculáveis.

O arquivamento digital merece mais atenção por parte das empresas, fazer backup dessas informações não é o suficiente, já que daqui a cinco anos as mídias usadas estarão obsoletas, sem mencionar os riscos a que esses documentos estarão submetidos, como desgastes ou mesmo inexperiência profissional por parte das tantas pessoas que entrarão em contato com o material durante o período.

O maior risco para as empresas é ignorar a fragilidade interna e os benefícios de poder contar com um datacenter terceirizado, após investir na implantação da NF-e, é inadmissível não se preocupar com um sistema de manutenção e armazenamento de dados à altura, pondo em risco todo o processo fiscal da empresa.

A POSTAGEM SERÁ AUTOMÁTICA.

• Arquivo de guarda obrigatória eletrônica;
• Interface Web com índice de pesquisa e visualização rápida;
• Armazenagem de forma segura do xml da NF-e com recibo de entrega, que passa a ser o documento legal e obrigatório;
• Possibilidade de gerar uma segunda via on-line do Danfe em PDF, para reimpressão ou envio por e-mail;